Tahapan Pembuatan Diagram E-R

Diagram E-R selalu dibuat secara bertahap. Paling tidak ada dua kelompok pentahapan yang biasa ditempuh di dalam pembuatan Diagram E-R, yaitu :
1. Tahap pembuatan Diagram E-R awal (preliminary design)
2. Tahap optimasi Diagram E-R (final design)

Objektif dari tahap yang pertama adalah untuk mendapatkan sebuah rancangan basis data minimal yang dapat mengakomodasi kebutuhan penyimpanan data terhadap system yang sedang kita tinjau. Tahap awal ini umunya juga mengabaikan anomali-anomali (sejumlah pengecualian) yang memang ada sebagai suatu fakta. Anomali-anomali tersebut biasanya baru dipertimbangkan pada tahap kedua. Pada tahap kedua ini kita juga akan memperhatikan aspek-aspek efisiensi, performansi dan fleksibilitas, tiga hal yang sering kali dapat saling bertolak belakang. Karena itulah, tahap kedua ini ditempuh dengan melakukan koreksi terhadap hasil tahap pertama. Bentuk-bemtuk koreksi yang terjadi bisa berupa pendekomposisian himpunan entitas, penggabungan himpunan entitas, pengubahab derajat relasi, penambahan relasi baru hingga perubahan (penambahan dan pengurangan) atribut-atribut untuk masing-masing entitas dan relasi.

Untuk tahap yang pertama langkah-langkah teknis yang dapat kita lakukan untuk menghasilkan Diagram E-R awal adalah :
1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat.
2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas.
3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas-himpunan entitas yang ada beserta foreign-key-nya.
4. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi.
Melengkapi himpunan entitas dan himpuna relasi dengan atribut-atribut deskriptif (non key)

Jika kita menerapkan langkah-langkah teknis pada tahap pertama tersebut untuk mewujudkan perancangan basisi data pada lingkup sistem perkuliahan yang telah kita bahas, maka urutan penggambarannya adalah :

1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat.
Sebagaimana telah disebutkan, himpunan entiras mewakili sebuah kumpulan entitas atau individu yang jelas eksistensinya dan dapat berdiri sendiri. Akan tetapi, himpunan entitas mana saja yang akan kita pilih atau libatkan tidak hanya tergantung pada jenis topik atau sistem yang kita tinjau, tetapi juga ditentukan oleh seberapa jauh ruang lingkup yang ingin kita akomodasi dalam rancangan basis data kita.

2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas.
Atribut-atribut key yang kita sertakan di masing-masing himpunan entitas merupakan atribut terpenting yang dapat mengidentifikasi (membedakan) setiap entitas yang ada di dalamnya. Keberadaan atribut ini juga akan memberi keyakinan tentang kebenaran eksistensi dari setiap himpunan entitas. Salah satu ciri dari himpunan entitas adalah kemandiriannya. Kemandirian itu terlihat dari kejelasan atribut yang menjadi key dan perbedaannya dengan key yang ada di himpunan entitas yang lain.

3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas-himpunan entitas yang ada beserta foreign-key-nya.
Langkah ketiga ini merupakan langkah terpenting dalam pembentukan Diagram E-R. Ketepatan kita dalam menentukan relasi-relasi yang terjadi diantara himpunan entitas akan sangat menentukan kualitas rancangan basis data yang kita bangun. Relasi-relasi yang kita tetapkan harus dapat mengakomodasi semua fakta yang ada dan menjamin semua kebutuhan penyajian data, tetapi di sisi lain juga harus dibuat seoptimal mungkin agar tidak memakan ruang penyimpanan yang lebih besar dan tidak menyulitkan operasi pengelolaan data. Untuk itulah, relasi-relasi yang sifatnya tidak langsung harus ditiadakan.

4. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi.
Karena memang fakta memperlihatkan bahwa seorang mahasiswa boleh mengambil beberapa mata kuliah sekaligus dan begitu juga sebaliknya, sebuah mata kuliah dapat diikuti oleh banyak mahasiswa sekaligus, maka derajat relasi antara himpunan entitas Mahasiswa dan Kuliah adalah banyak-ke-banyak.

5. Melengkapi himpunan entitas dan himpuna relasi dengan atribut-atribut deskriptif (non key)
Langkah terakhir ini merupakan langkah pelengkap sehingga tidak sepenting langkah-langkah sebelumnya. Keberadaan atribut-atribut deskriptif ini merupakan refleksi pengakomodasian terhadap fakta yang memang ada dan kebutuhan penyajian data disaat yang lain. Atribut deskriptif ini juga tidak banyak berperan dalam membentuk pemahaman kita jika ’membaca’ sebuah Diagram E-R, bahkan cenderung mengganggu karena biasanya jumlah atribut demikian cukup banyak. Karena itu, khusunya pada sebuah sistem yang besar dan kompleks, langkah terakhir ini acapkali tidak dilakukan, sehingga Diagram E-R yang dibangun hanya sampai pada langkah keempat.