Tahapan Pembuatan Diagram E-R

Diagram E-R selalu dibuat secara bertahap. Paling tidak ada dua kelompok pentahapan yang biasa ditempuh di dalam pembuatan Diagram E-R, yaitu :
1. Tahap pembuatan Diagram E-R awal (preliminary design)
2. Tahap optimasi Diagram E-R (final design)

Objektif dari tahap yang pertama adalah untuk mendapatkan sebuah rancangan basis data minimal yang dapat mengakomodasi kebutuhan penyimpanan data terhadap system yang sedang kita tinjau. Tahap awal ini umunya juga mengabaikan anomali-anomali (sejumlah pengecualian) yang memang ada sebagai suatu fakta. Anomali-anomali tersebut biasanya baru dipertimbangkan pada tahap kedua. Pada tahap kedua ini kita juga akan memperhatikan aspek-aspek efisiensi, performansi dan fleksibilitas, tiga hal yang sering kali dapat saling bertolak belakang. Karena itulah, tahap kedua ini ditempuh dengan melakukan koreksi terhadap hasil tahap pertama. Bentuk-bemtuk koreksi yang terjadi bisa berupa pendekomposisian himpunan entitas, penggabungan himpunan entitas, pengubahab derajat relasi, penambahan relasi baru hingga perubahan (penambahan dan pengurangan) atribut-atribut untuk masing-masing entitas dan relasi.

Untuk tahap yang pertama langkah-langkah teknis yang dapat kita lakukan untuk menghasilkan Diagram E-R awal adalah :
1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat.
2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas.
3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas-himpunan entitas yang ada beserta foreign-key-nya.
4. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi.
Melengkapi himpunan entitas dan himpuna relasi dengan atribut-atribut deskriptif (non key)

Jika kita menerapkan langkah-langkah teknis pada tahap pertama tersebut untuk mewujudkan perancangan basisi data pada lingkup sistem perkuliahan yang telah kita bahas, maka urutan penggambarannya adalah :

1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat.
Sebagaimana telah disebutkan, himpunan entiras mewakili sebuah kumpulan entitas atau individu yang jelas eksistensinya dan dapat berdiri sendiri. Akan tetapi, himpunan entitas mana saja yang akan kita pilih atau libatkan tidak hanya tergantung pada jenis topik atau sistem yang kita tinjau, tetapi juga ditentukan oleh seberapa jauh ruang lingkup yang ingin kita akomodasi dalam rancangan basis data kita.

2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas.
Atribut-atribut key yang kita sertakan di masing-masing himpunan entitas merupakan atribut terpenting yang dapat mengidentifikasi (membedakan) setiap entitas yang ada di dalamnya. Keberadaan atribut ini juga akan memberi keyakinan tentang kebenaran eksistensi dari setiap himpunan entitas. Salah satu ciri dari himpunan entitas adalah kemandiriannya. Kemandirian itu terlihat dari kejelasan atribut yang menjadi key dan perbedaannya dengan key yang ada di himpunan entitas yang lain.

3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas-himpunan entitas yang ada beserta foreign-key-nya.
Langkah ketiga ini merupakan langkah terpenting dalam pembentukan Diagram E-R. Ketepatan kita dalam menentukan relasi-relasi yang terjadi diantara himpunan entitas akan sangat menentukan kualitas rancangan basis data yang kita bangun. Relasi-relasi yang kita tetapkan harus dapat mengakomodasi semua fakta yang ada dan menjamin semua kebutuhan penyajian data, tetapi di sisi lain juga harus dibuat seoptimal mungkin agar tidak memakan ruang penyimpanan yang lebih besar dan tidak menyulitkan operasi pengelolaan data. Untuk itulah, relasi-relasi yang sifatnya tidak langsung harus ditiadakan.

4. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi.
Karena memang fakta memperlihatkan bahwa seorang mahasiswa boleh mengambil beberapa mata kuliah sekaligus dan begitu juga sebaliknya, sebuah mata kuliah dapat diikuti oleh banyak mahasiswa sekaligus, maka derajat relasi antara himpunan entitas Mahasiswa dan Kuliah adalah banyak-ke-banyak.

5. Melengkapi himpunan entitas dan himpuna relasi dengan atribut-atribut deskriptif (non key)
Langkah terakhir ini merupakan langkah pelengkap sehingga tidak sepenting langkah-langkah sebelumnya. Keberadaan atribut-atribut deskriptif ini merupakan refleksi pengakomodasian terhadap fakta yang memang ada dan kebutuhan penyajian data disaat yang lain. Atribut deskriptif ini juga tidak banyak berperan dalam membentuk pemahaman kita jika ’membaca’ sebuah Diagram E-R, bahkan cenderung mengganggu karena biasanya jumlah atribut demikian cukup banyak. Karena itu, khusunya pada sebuah sistem yang besar dan kompleks, langkah terakhir ini acapkali tidak dilakukan, sehingga Diagram E-R yang dibangun hanya sampai pada langkah keempat.

Sistem Informasi

1. Konsep Dasar Sistem
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:

a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu". Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu". Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
b. Komponen atau Elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.

2. Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Pengolahan Data

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
1. Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium, (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F)
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information for future).

2. Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
1. Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
2. Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).
3. Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
4. Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

3. Information output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

Pengertian Umum Tentang Prosedur Transaksi Bank

1. GIRO
Simpanan pihak lain pada bank yang dapat digunakan oleh pemiliknya sebagai alat pembayaran, dan penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek, surat perintah pembayaran lainnya.

2. GIRO VALAS
Pembukaan rekening giro dalam bentuk valuta asing (valas) hanya dapat dilaksanakan oleh bank devisa.

3. TABUNGAN
Simpanan atau tabungan yang penarikannya hanya dapat dilakukan menurut syarat tertentu yang telah disepakati, tetapi tidak dapat ditarik dengan cek atau alat lain yang serupa.

4. DEPOSITO
Simpanan yang dapat diambil pada waktu tertentu menurut perjanjian yang telah disepakati antara penyimpan dan bank yang bersangkutan

Normalisasi Data

1. Atribut Tabel (Table Attribute)
Normalisasi, lebih difokuskan pada tinjauan konverehenship terhadap setiap kelompok data (tebel) secara individual lebih jauh lagi, tinjauan tersebut di titik beratkan pada data di masing-masing kelompok pembentuk table. Kita menggunakan istilah baru yaitu atribut yang sebenarnya identik dengan pemakaian istilah kolom data. Istilah atribut ini lebih umum digunakan dalam perancangan basis data, karena istilahitu lebih infresif menunjukkan fungsinya sebagai pembentuk karakteristik (sifat-sifat) yang melekat pada sebuah tabel. Apalagi, penerapan aturan-aturan normalisasi terhadap atribut0atribut pada sebuah tabel bisa berdampak pada penghilangan kolom tertentu, penambahan kolom baru, atau bahkan penambahan tabel baru.

2. Key dan Atribut Deskriptif
Pada dasarnya, key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris data (row) dalam tabel secara unik. Artinya, jika suatu atribut dijadikan sebagai key, maka tidak boleh ada dua atau lebih baris data dengan nilai yang sama untuk atribut tersebut.

Ada tiga macam key yang dapat diterapkan pada suatu tabel, yaitu :
Superkey,
Candidate-Key,
Key Primer (Primary – Key)

Atribut Deskriptif adalah atribut-atribut yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key Primer. Jadi, atribut-atribut nama_mhs, alamat_mhs dan tgl_mhs digolongkan sebagai Atribut Deskriptif.

Kardinalitas

Kardinalitas Relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.

Kardinalitas Relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa :
1. Satu ke Satu (One to One)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya.
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya.
3. Banyak ke Satu (many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpuna entitas B, tetapi tidak sebaliknya.
4. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas a dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, dan demikian juga sebaliknya.

Entity Relatioship Diagram (ERD)

Diagram Entity-Relationship (Diagram E – R)
Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R).

Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah :
1. Persegi panjang, menyatakan himpunan Entitas
2. Lingkaran atau elips, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsi sebagai key digarisbawahi)
3. Belah ketupat, menyatakan Himpunan Relasi
4. Garis, sebagai penghubung Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas dan Hinpunan Entitas dengan Atributnya.

Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu – kesatu, 1 dan N untuk relasi satu – kebanyak atau N dan N untuk relasi banyak – ke banyak)

Berikut adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :
1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one)
2. Relasi satu-ke-banyak (one-to-many)
3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many)

Normalisasi

Bentuk-Bentuk Normal (Normal Form)
1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1st Normal Form)
Bentuk Normal tahap Pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Attribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal Form)
Bentuk Normal tahap Kedua (2NF) terpenuhi jika sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada key primer secara utuh. Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya ketergantungan pada sebagian dari key primer).

3 Bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal Form)
Bentuk normal tahap ketiga (3NF) merupakan kriteriaalternatif, jika kriteria BCNF yang ketat tidak dapat terpenuhi. Sebuah tabel dikatakan berada dalam bentuk normal tahap ketiga (3NF), jika untuk setiap KF dengan notasi X → A, di mana A mewakili semua atribut tunggal di dalam tabel yang tidak ada di dalam X, maka :
X haruslah superkey pada tabel tersebut,
Atau A merupakan bagian dari key primer pada tabel tersebut.

Basis Data (Database)

Basis Data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiw, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, hirif, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Basis Data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data atau arsip. Dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip. Perbedaannya hanyaterletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari dari besi atau kayu sebagai media penyimpanan, maka Basis Data menggunakan media penyimpanan elektronis, seperti disk (disket atau hardisk). Hal ini merupakan konsekuensi yang logis, karena lemari arsip langsung dikelola atau ditangani oleh manusia, sementara Basis Data dikelola atau ditangani melalui perantaraan alat atau mesin pintar elektronis (yang kita kenal sebagai komputer). Perbedaan media ini yang selanjutnya melahirkan perbedaan-perbedaan lain yang menyagkut jumlah dan jenis metoda atau cara yabng dapat digunakan dalam upaya penyimpanan.

Operasi Dasar Basis Data
Di dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data, kita dapat menempatkan satu atau lebih file atau tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau ditempatkan. Setiap basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesefik. Misalnya, ada basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan), dan sebagainya. Sementara dalam basis data akademik, misalnya, kita dapat menempatkan file mahasiswa, file mata_kuliah, file dosen, file jadwal, file kehadiran, file nilai, dan seterusnya. Karena itu, operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi :
1. Pembuatan basis data baru (create database), yang identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis dat (drop database), yang identik dengan perusakan lemari arsip (sekaligus beserta isinya, jika ada).
3. Pembuatan file atau tabel dari suatu basis data (drop table), yang identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.
4. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel di sebuah basis data (insert), yang identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.
5. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search), yang identikdengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map arsip.
6. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update), yang identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
7. Penghapusan data dari sebuah file atau tabel (delete), yang identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip

Abstraksi Data

Salah satu tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan fasilitas atau antar muka (interface) dalam melihat atau menikmati data (yang lebih ramah atau user oriented) kepada pemakai atau user. Untuk itu, sistem tersebut akan meyembunyikan detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara. Karena itu, seringkali data yang terlihat oleh pemakai sebenarnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik. Abstraksi data merupakan tingkatan atau level dalam bagaimana melihat data dalam sebuah sistem basis data.

Ada tiga level abstraksi data yaitu :
1. Level Fisik (Physical Level)
Merupakan level terendah dalam abstraksi data, yang menunjukkan bagaimana sesungguhnya suatu data disimpan. Pada level ini, pemakai melihat data sebagai gabungan dari struktur dan datanya sendiri. Pemakai juga berkompeten atau pengorganisasian data. Pada level ini kita berurusan dengan data sebagai teks, sebagai angka, atau bahkan melihatnya sebagai himpunan bit data.

2.Level Logik atau Konseptual (Conceptual Level)
Merupakan level berikutnya dalam abstraksi data yang menggambarkan data apa yang sebenarnya (secara fungsional) disimpan dalam basis data dan hubungannya dengan data yanglain. Pemakai pada level ini yang, misalnya, mengetahui bahwa data pegwai disimpan atau direpresentasikan dalam beberapa file atau table, seperti file pribadi, file pendidikan, file pekerjaan, file keluarga dan sebagainya.

3.Level Penampakan (View Level)
Merupakan level tertinggi dari abstraksi data yang hanya menunjukkan sewbagian dari basis data. Banyak user dalam system basis data tidak akan terlibat (concern) dengan semua data atau informasi yang ada atau disimpan. Para user umumnya hanya membutuhkan sebagian data atau informasi dalam basis data yang kemunculannya di mata pemakai diatur oleh aplikasi end-user. Aplikasi ini juga yang mengkonversi data asli atau fisik menjadi data bermakna atau lojik pada pemakai.